Tworzenie elektronicznych wniosków urlopowych

LUMINUM to niezwykle Intuicyjne narzędzie do tworzenia wniosków urlopowych online, które w bardzo prosty sposób pozwala na stworzenie elektronicznego wniosku urlopowego. W tym celu należy wybrać typ urlopu oraz podać daty od-do nieobecności (opcjonalnie można także wskazać zastępstwo). Na tej podstawie System urlopowy przeliczy ilość dni urlopowych, która zostanie automatycznie pobrana z bilansu urlopowego. Po wybraniu widoku rozszerzonego zostaną zaprezentowane informacje na temat dni wolnych przypadających w tym okresie, a które to nie są uwzględniane w bilansie urlopowym - soboty, niedziele, święta oraz dni harmonogramowo wolne. Dodatkowo, rozwiązanie umożliwia podgląd szczegółów dostępnego urlopu - dokładnych danych dotyczących ilości przysługującego urlopu w poszczególnych latach oraz o liczbie dni, która będzie dostępna po skorzystaniu z wnioskowanego urlopu.

Gotowy elektroniczny wniosek urlopowy, zostanie automatycznie przesłany do akceptacji przez przełożonego, a jeśli jest to wymagane również do osoby zastępującej (w celu potwierdzenia zgody na zastępstwo). Wykorzystanie systemu Workflow własnego autorstwa sprawia, że obieg akceptacji wniosku może być dowolnie zmodyfikowany i przystosowany do wymagań Państwa organizacji. Wewnętrzny system powiadomień poinformuje niezbędne osoby o potrzebie akceptacji w aplikacji oraz e-mailem. System LUMINUM umożliwiający tworzenie wniosków urlopowych, to zaawansowane narzędzie, samodzielnie realizujące wiele operacji, bez potrzeby angażowania pracowników firmy w zbędne czynności.
 

Co znajduje się w dokumencie wniosku elektronicznego?

Wniosek urlopowy jest przejrzystym dokumentem elektronicznym, który zawiera informacje podzielone na różne elementy składowe. Dzięki zastosowaniu takiego rozwiązania możliwe jest szybkie i sprawne wypełnienie wniosku urlopowego. Przedstawione w nim informacje są zaprezentowane w uporządkowany sposób, co sprawia że wniosek jest przejrzysty i czytelny. Na strukturę dokumentu składają się następujące elementy:

• Nagłówek - zawiera rodzaj oraz numer dokumentu, dane pracownika (imię, nazwisko, zdjęcie, dział), datę utworzenia.
• Pasek obiegu dokumentu - przedstawia, na którym etapie aktualnie znajduje się wniosek.
• Lista wyboru typu urlopu (urlop wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy, opieka nad dzieckiem, odbiór nadgodzin, bezpłatny, macierzyński, ojcowski, wychowawczy, rodzicielski, zwolnienie lekarskie, itd.), daty wykorzystania urlopu oraz ew. lista do wyboru zastępstwa na czas nieobecności.
• Tabelę zawierającą podsumowanie:
      a) liczbę dni urlopu, która wynika ze składanego wniosku ( dni pomiędzy datą od-do z pominięciem dni wolnych),
      b) liczbę dni urlopu dostępnych przed danego złożeniem wniosku,
      c) liczbę dni urlopu, która pozostanie po złożeniu wniosku (wykorzystaniu urlopu).

Możliwe jest również dodanie załączników do wniosku, np.: skanu akt urodzenia potwierdzającego prawo do skorzystania z urlopu okolicznościowego. Również dział HR ma możliwość dodania załączników. Pracownicy, po których stronie odbywa się akceptacja urlopu, posiadają możliwość dodania komentarza do przetwarzanego wniosku.

Jakie korzyści dają wnioski urlopowe?

Za pomocą system obsługującego elektroniczne wnioski urlopowe i elektroniczny obieg dokumentów możliwe jest sprawne przejście całego procesu złożenia i uzyskania zgody na urlop. Przy użyciu systemu LUMINUM, pracownicy składają wniosek oraz otrzymują decyzję czyli akceptację albo odrzucenie. Wszystkie wnioski ewidencjonowane są w całości bezpośrednio w programie do rozliczania urlopów. System wniosków urlopowych odpowiada również za dostarczanie szeregu funkcjonalnych raportów, optymalizując w ten sposób procesy w dziale HR.

W systemie LUMINUM powstaje również kalendarz urlopów, który generowany jest w oparciu o informacje zawarte w złożonych wnioskach urlopowych. Wszyscy pracownicy mają do niego dostęp, dzięki czemu mogą zaplanować swój urlop w taki sposób, aby nie kolidował on z urlopami i nieobecnościami współpracowników.