Indywidualny model obiegu faktur w firmie

System obiegu faktur - narzędzie Systemu Zakupowego - funkcjonuje w oparciu o model, dostosowany do indywidualnych potrzeb danej firmy. Model ustalany jest na etapie wdrażania, z uwzględnieniem wszelkich wymogów obowiązujących w przedsiębiorstwie. Dlatego też modele mogą składać się z różnej liczby etapów - np. 6 czy nawet 9, uwzględniając etapy dodatkowe, takie jak np.:

• Kontrola Budżetu,
• Dział Prawny,
• Magazyn.

Faktury w Systemie Zakupowym

W Systemie Zakupowym wyróżnia się poszczególne obszary m.in. w zakresie faktur, zamówień, czy umów. Każde działanie na danym dokumencie odbywa się w ramach konkretnego obszaru. Czytelny podział na kategorie sprawia, że elektroniczny obieg dokumentów zapewnia sprawny przepływ faktur. Wyróżnia się następujące obszary:

• wprowadzenie Faktury,
• złożenie Zamówienia,
• składanie Zapotrzebowania Zakupu przez pracownika,
• akceptacja faktury,
• akceptacja lub odrzucenie zapotrzebowania przez przełożonego,
• zbieranie ofert przez dział zakupów lub wyznaczonego pracownika,
• wybór najkorzystniejszej oferty,
• dokonanie płatności i ew. eksport danych do programu księgowego,
• zamknięcie obiegu - przeniesienie dokumentu do archiwum.

Tworzenie dokumentów

System umożliwia tworzenie dokumentów niezbędnych dla płynnego obiegu faktur kosztowych w firmie:

• Zapotrzebowanie Zakupu ZZ - dokument wystawiany przez pracownika, stwierdzający chęć zakupu dowolnego towaru lub usługi,
• Zamówienie ZA - dokument wysyłany do konkretnej firmy w celu zamówienia towaru/usługi,
• Faktura VAT FV - dokument wystawiany przez firmę zewnętrzną za wykonaną usługę lub dostarczony towar,
• Payment Request - Polecenie Zapłaty PR - zlecane przez pracownika polecenie zapłaty (zwykle przedpłaty), wykonanie przelewu,
• Umowa UM - umowa z dowolną firmą.

System workflow umożliwia przypisywanie do Zamówień Faktur, czy Zamówień do Zapotrzebowań, zgodnie z zasadą:
Jedno Zapotrzebowanie Zakupu (ZZ) może zawierać dowolną ilość Zamówień (ZA).
Każde Zamówienie (ZA) może zawierać dowolną ilość Faktur (FV).

Intuicyjny system informatyczny umożliwia dokonywanie Polecenia Zapłaty w sposób zbliżony do rozliczania Faktur. Ponadto Faktury można także dołączać do Umów. To skuteczne rozwiązanie dla faktur przesyłanych do firmy okresowo, np.: od operatora sieci komórkowych czy sieci stacji paliw.

Elektroniczny obieg faktur dostosowany do wymagań firmy umożliwia sprawne przesyłanie dokumentów. Dzięki temu praca zarówno dział HR, jak i pozostałych pracowników staje się bardziej wydajna, co wpływa na większą efektywność zarządzania firmą.

Poniżej znajduje się przykład modelu akceptacji Faktur.