Program do zarządzania dokumentami – opis rozwiązania

Elektroniczna biblioteka – system zarządzania dokumentami w firmie zapewnia optymalizację czasu potrzebnego do odszukania poszukiwanego pisma lub dokumentu. Jeśli w systemie zostało wprowadzonych kilka wersji dokumentów, to system umożliwia przejrzenie każdej z nich. Dokumenty będą publikowane w systemie po akceptacji ich przez zwierzchników.

Program, umożliwiający jednocześnie zarządzanie dokumentami, pozwala również na weryfikację, czy każdy z pracowników firmy, do których był on skierowany, zapoznał się z dokumentem.

Optymalizacja procesów wewnętrznych

Wdrożenie oprogramowania do zarządzania dokumentami pozwala wyeliminować zatory informacyjne paraliżujące pracę biura. Sprawny system zarządzania dokumentacją porządkuje strukturę plików, ułatwiając odszukanie konkretnej umowy w kilka sekund bez konieczności przeglądania fizycznych teczek. Implementując system elektronicznego zarządzania dokumentacją, zyskujesz pełny wgląd w historię edycji każdego zasobu, podnosząc transparentność działań zespołu. 

Odpowiedni elektroniczny system zarządzania dokumentami wymusza standaryzację procedur, owocując mniejszą liczbą pomyłek przy ewidencjonowaniu pism. Wybierając zarządzanie dokumentami, zautomatyzowany program czyni cały proces przejrzystym i wolnym od zbędnej biurokracji. Rozbudowane systemy zarządzania dokumentami oferują moduły automatyzujące akceptację kosztów, co znacząco przyspiesza obieg faktur.

Wykorzystanie potencjału cyfrowego archiwum

Wdrożony system do zarządzania dokumentacją uwalnia przestrzeń biurową zajmowaną dotychczas przez pęczniejące segregatory. Profesjonalne oprogramowanie do zarządzania dokumentacją zapewnia błyskawiczny dostęp do bazy wiedzy z dowolnego miejsca na świecie, wspierając mobilność kadr. Każdy program do zarządzania dokumentami powinien oferować zaawansowane szyfrowanie danych, chroniąc wrażliwe ustalenia przed niepowołanym dostępem. 

Właściwy program do zarządzania dokumentacją niweluje ryzyko bezpowrotnej utraty papierowych oryginałów w wyniku zdarzeń losowych. Stosując system zarządzania dokumentami elektronicznymi, ułatwiasz współpracę grupom realizującym zadania w trybie rozproszonym. 

Stabilny system elektronicznego zarządzania dokumentami stanowi fundament nowoczesnego sekretariatu, redukując czas poświęcany na żmudne zadania administracyjne. Wykorzystywanie na co dzień systemu zarządzania dokumentami w firmie wpływa na budowanie profesjonalnego wizerunku w oczach kontrahentów oczekujących szybkiej reakcji.

System publikacji dokumentów umożliwia:

• publikacje dokumentów z potwierdzeniem zapoznania się z jego treścią lub bez tego obowiązku,
• przechowywanie plików różnego formatu,
• tworzenie intranetowych portali WWW przy użyciu prostego edytora graficznego,
• funkcjonowanie zaawansowanego systemu uprawnień do zawartości biblioteki oraz elektroniczny obieg dokumentów.
• przykłądowe dokumenty to: PIT, RMUA, paski płacowe, oświadczenie o dochodach, umowy, procedury, korespondencja, a także dowolne inne dokumenty, które wykorzystywane są w Państwa firmie

System katalogów

Dokumenty opublikowane w systemie znajdują się w zbiorczych katalogach modułu Biblioteka. Cały system bazuje na rozbudowanym narzędziu uprawnień, w zależności od zakresu uprawnień można mieć możliwość tylko odczytu albo modyfikacji czy usuwania dokumentów. W ten sposób nikt bez uprawnień nie może przeglądać dokumentów, które są przeznaczone np. dla przełożonych albo konkretnych działów.

Rodzaje katalogów dostępnych w module Biblioteka: 

• uprawnienia nadawane na poziomie katalogów,
• uprawnienia nadawane na poziomie plików,
• uprawnienia mieszane (nadawane na poziomie katalogów i plików).

Zarządzanie dokumentami – integracja programu z istniejącą infrastrukturą informatyczną

Dopasowane oprogramowanie do zarządzania dokumentami łączy się bezproblemowo z narzędziami księgowymi oraz platformami typu CRM. Wszechstronny system zarządzania dokumentacją pozwala na automatyczny eksport danych do zewnętrznych baz, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania rekordów. Zaawansowany system elektronicznego zarządzania dokumentacją skraca czas potrzebny na przygotowanie rzetelnych raportów okresowych dla zarządu. 

Wykorzystywany elektroniczny system zarządzania dokumentami zapobiega duplikowaniu tych samych pism w różnych folderach, co oszczędza zasoby serwerowe. Intuicyjne zarządzanie dokumentami w ramach oferowanego programu skraca okres adaptacji nowych pracowników, oferując im logiczny układ cyfrowych zasobów. Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami stają się standardem w organizacjach dążących do pełnej cyfryzacji swoich zasobów.

Długofalowe korzyści z cyfryzacji pism

Oferowany system elektronicznego zarządzania dokumentami minimalizuje wydatki na materiały eksploatacyjne oraz usługi kurierskie. Wybierając nasze oprogramowanie do zarządzania dokumentacją, chronisz zasoby naturalne poprzez radykalną redukcję zużycia papieru w obiegu wewnętrznym. Wdrożony program do zarządzania dokumentami skraca ścieżkę decyzyjną, umożliwiając błyskawiczne zatwierdzanie wniosków przez kadrę zarządzającą. 

Solidny elektroniczny system zarządzania dokumentacją umożliwia nadawanie precyzyjnych uprawnień, gwarantując dostęp do danych wyłącznie uprawnionym osobom. System zarządzania dokumentami elektronicznymi ułatwia odnajdywanie archiwalnych ustaleń handlowych, co bywa nieocenione podczas negocjacji. 

System elektronicznego zarządzania dokumentami zapewnia ciągłość działania biznesu nawet w sytuacjach kryzysowych. Wybierz system zarządzania dokumentami w firmie od LUMINUM – to inwestycja zwracająca się poprzez odzyskanie setek godzin pracy marnowanych wcześniej na chaos w pismach!